엑셀 2016 완전 정복 1탄 “입력 상자, 스마트 조회, 새로운 차트 등”

미디어의 관심은 온통 마이크로소프트 윈도우에 집중되지만 실제 업무를 처리해야 할 때 사용자에게 중요한 것은 윈도우에서 실행되는 애플리케이션이다. 그리고 스프레드시트 애플리케이션이라면 대부분 엑셀을 의미한다.

현재 버전은 엑셀 2016으로, 전체 오피스 제품군이 업그레이드된 2015년에 출시된 버전이다. 그러나 최신 버전으로 업그레이드했더라도 엑셀 2016에 구현된 유용한 기능들을 모른 채 그냥 사용하는 사람이 많다. ‘엑셀 2016 완전 정복’ 시리즈에서는 그런 부분들을 살펴본다.

사용 중인 엑셀 2016이 독립적인 소프트웨어로 구매한 버전인지, 오피스 365의 일부인지는 신경 쓸 필요 없다. 여기 소개하는 모든 팁은 엑셀 2016 버전에 관계없이 적용된다.

리본 사용하기
예전부터 적용된 리본 인터페이스는 엑셀 2016에서도 바뀌지 않았다. 리본은 오피스 2007부터 오피스 애플리케이션에 포함되었으므로 아마 대부분의 사용자가 리본의 사용 방식에는 익숙할 것이다. 복습하고 싶다면 ‘엑셀 2010 완전 정복’을 참고하라.

엑셀 2013과 마찬가지로 엑셀 2016의 리본 역시 엑셀 2010이나 2007 버전에 비해 단순하게 정돈되어 덜 복잡하다. 2016 리본의 크기는 엑셀 2013보다 작고, 제목 표시줄의 색은 흰색에서 초록색으로 바뀌었다. 그러나 작동 방식은 동일하고 대부분의 명령 위치도 엑셀 2013과 동일하다.

이전 엑셀 버전과 마찬가지로 리본을 없애려면 Ctrl-F1을 누른다. 다시 표시하려면 Ctrl-F1을 한 번 더 누르면 된다.

제목 표시줄의 녹색이 거슬린다면 흰색, 회색 또는 검정색으로 바꿀 수 있다. 파일 > 옵션 > 일반을 선택하고 “Microsoft Office 개인 설정”에서 Office 테마 옆의 화살표를 클릭한 다음 드롭다운 메뉴에서 어두운 회색, 검정색 또는 흰색 중에 선택한다. 초록색으로 되돌리려면 드롭다운 목록에서 “색상형” 옵션을 선택한다.

원드라이브 또는 셰어포인트에서 저장한 통합 문서로 작업 중인 경우 리본의 공유 버튼 옆에 새로운 작업 버튼이 표시된다. 특히 공유 통합 문서에서 유용하다. 이 버튼을 클릭하면 누가 언제 저장했는지에 관한 정보를 포함해서 스프레드시트의 작업 내역을 볼 수 있다. 이전 버전을 보려면 저장된 시간 아래에 표시되는 “버전 열기” 링크를 클릭하면 해당 이전 버전이 표시된다.

리본의 파일을 클릭하면 마이크로소프트에서 ‘백스테이지 영역’이라고 부르는 화면이 열린다. 이 화면의 왼쪽 메뉴에서 열기, 저장 또는 다른 이름으로 저장을 클릭하면 오피스 계정에 연결된 클라우드 서비스가 표시된다(셰어포인트, 원드라이브 등). 엑셀 2016 버전에서는 각 저장 위치 아래에 그 저장 위치와 연결된 이메일 주소가 표시된다. 이는 둘 이상의 계정으로 클라우드 서비스를 사용하는 경우, 예를 들어 개인용으로 사용하는 원드라이브와 업무용 원드라이브가 따로 있는 경우 유용하다. 한눈에 그 용도를 알 수 있다.

입력 상자 기능으로 더 간편해진 엑셀 사용
전통적으로 엑셀은 사용자 친화적인 애플리케이션은 아니다. 또한 강력한 기능이 많은 만큼 어렵게 느껴질 수 있다. 엑셀 2016은 입력 상자(Tell Me)라는 기능을 통해 사용 편의성 측면에서 크게 진전했다. 입력 상자 기능은 메뉴 깊이 묻혀 있는 툴에도 손쉽게 접근할 수 있게 해준다.

이 기능을 사용하려면 리본의 보기 탭 오른쪽에 표시되는 “수행할 작업을 알려주세요” 텍스트를 클릭한다(키보드 애용자는 Alt-Q를 누르면 됨). 그런 다음 예를 들어 “피벗 테이블 만들기”와 같이 원하는 작업을 입력하면 된다. 그러면 그 작업과 연결된 메뉴가 표시되는데, 이 경우 피벗 테이블을 만드는 링크가 최상위 결과로 표시된다. 링크를 클릭하면 바로 피벗 테이블을 만들 수 있다. 리본의 삽입 탭으로 찾아 들어갈 필요가 없다. 작업에 대한 추가 정보를 보려면 입력 상자 메뉴의 마지막에 표시되는 두 가지 아이템을 통해 관련 도움말 항목을 선택하거나, 스마트 조회를 사용해 문구를 검색할 수 있다(스마트 조회에 대해서는 아래에 상세히 다룸).

스스로 스프레드시트 전문가라고 생각하더라도 입력 상자 기능을 한번 활용해 볼 것을 권한다. 시간을 많이 절약할 수 있고, 명령을 찾기 위해 리본을 찾아 이리저리 돌아다니는 것보다 훨씬 더 효율적이다. 또한 이 상자는 사용자가 이전에 클릭했던 기능을 기억하므로 상자를 클릭하면 이전에 검색했던 작업 목록이 표시된다. 이 기능을 활용하면 자주 수행하는 작업에 언제든 신속하게 접근할 수 있다. 또한 드물게 사용하는 작업에도 쉽게 접근할 수 있다.

스마트 조회 기능으로 편리하게 온라인 검색
또 다른 새로운 기능인 스마트 조회(Smart Lookup)를 사용하면 스프레드시트에서 작업하면서 각종 조사를 수행할 수 있다. 단어 또는 단어 그룹이 포함된 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 표시되는 메뉴에서 스마트 조회를 선택한다. 엑셀 2016은 빙을 사용해 단어나 구를 웹에서 검색하고 단어의 정의, 관련 위키피디아 항목, 기타 웹 검색 결과를 오른쪽의 스마트 조회 창에 표시한다. 단순히 단어의 정의만 알고 싶다면 이 창에서 정의 링크를 클릭한다. 추가 정보를 원할 경우 탐색 링크를 클릭한다.

회수 기간, ROI와 같은 일반적인 용어를 조회할 때는 잘 작동한다. 그러나 스마트 조회를 사용해서 스프레드시트에 넣을 금융 관련 정보를 조사할 생각은 하지 않는 편이 좋다. 적어도 필자의 경험을 바탕으로 보면 기대는 금물이다. 예를 들어, 스마트 조회에 “2016년 프랑스 물가상승률”을 입력한 결과 UEFA 유로 2016 축구 토너먼트 결과, 그리고 2016년이 윤년이라는 정보가 나왔다. 또 “미국 강철 생산량”을 검색하자 스마트 조회는 위키피디아의 미국 항목을 가져와 표시했다.

엑셀이나 다른 오피스 2016 앱에서 스마트 조회를 사용하려면 먼저 마이크로소프트 인텔리전트 서비스 기능을 활성화해야 한다. 이 기능은 사용자의 검색어와 스프레드시트 및 기타 문서에서 일부 내용을 수집한다. (개인정보 보호에 대해 우려된다면 앱 내에서 바로 검색을 할 수 있는 편리함과 개인정보 보호 중 어느 쪽이 더 중요한지 스스로 판단해야 한다.) 이 기능을 활성화하지 않은 경우 스마트 조회를 클릭하면 기능을 켜라는 메시지가 화면에 표시된다. 한 번 켜면 모든 오피스 2016 애플리케이션에서 활성화된다.

새로운 차트 유형으로 차트 그리기
스프레드시트에서는 데이터뿐만 아니라 차트도 중요하다. 차트는 데이터를 시각화해서 표현하고 이를 통해 심층적인 시야를 얻는 훌륭한 수단이다. 엑셀 2016에는 새로운 차트 유형이 6개 추가됐고 그 중에서도 통계에 자주 사용되는 히스토그램, 금융의 여러 합계를 표시하는 데 효과적인 “폭포”, 그리고 데이터에서 패턴을 찾는 데 도움이 되는 계층형 트리맵이 특히 눈에 띈다. 새로운 차트는 .xlsx 문서로 작업할 때만 사용 가능하다. 이전 .xls 형식의 문서에서는 해당 차트 옵션이 표시되지 않는다.

새로운 차트를 모두 보려면 데이터가 포함된 셀 또는 셀 그룹에 커서를 올리고 삽입 > 추천 차트를 선택한 다음 모든 차트 탭을 클릭한다. 기존 차트 사이에 섞인 새로운 차트를 볼 수 있다. 원하는 차트를 눌러 만들면 된다.

6가지 새 차트 유형은 다음과 같다.

트리맵. 이 차트 유형은 데이터를 계층적으로 표시한다. 최상위 카테고리(또는 트리 가지)는 직사각형으로 표시되고 하위 카테고리(가지의 가지)는 큰 직사각형 안에 그룹으로 묶인 작은 직사각형으로 표시된다. 따라서 최상위 카테고리와 하위 카테고리의 크기를 한눈에 손쉽게 비교할 수 있다. 예를 들어, 서점이라면 어린이용 책의 하위 카테고리인 ‘읽기 기초’ 부문의 수익이 논픽션 최상위 카테고리 전체의 수익보다 더 높은 것을 볼 수 있다.

선버스트. 이 차트 유형 역시 계층적 데이터를 표시하지만, 다수준 파이 차트 형태다. 각 계층의 수준은 하나의 원으로 표현된다. 가장 안쪽에 있는 원에 최상위 카테고리가 포함되고, 그 다음 바깥 원에 하위 카테고리가, 그 다음의 원에 하위 하위 카테고리가 포함되는 식으로 계속 진행된다.

트리맵이 카테고리와 하위 카테고리의 상대적 크기를 보여주는 데 더 적합하다면, 선버스트는 카테고리와 하위 카테고리 간의 관계를 표시하는 데 가장 적합하다.

폭포. 이 차트 유형은 재무제표를 시각화하는 데 적합하다. 최종 순 가치에 대한 양/음 기여도의 누계를 표시한다.

히스토그램. 이 차트는 데이터 집합 내의 빈도를 표시한다. 예를 들어, 서점에서 특정 가격대에서 판매된 책의 수를 표시한다.

파레토. 정렬된 히스토그램이라고도 하는 이 차트는 막대와 선 그래프를 포함한다. 값은 내림차순으로, 막대로 표시된다. 각 막대의 누적 총 비율은 상승선으로 표시된다. 서점의 예를 다시 들면 각 막대는 책이 반품되는 이유(파손, 잘못된 가격 등)를 표시할 수 있다. 차트를 통해 반품의 주 이유를 한눈에 볼 수 있으므로 서점 소유자는 이러한 문제를 집중해 살펴볼 수 있다.

파레토 차트는 삽입 > 추천 차트 > 모든 차트를 선택하는 경우 표시되지 않는다. 이 차트를 사용하려면 차트로 표시할 데이터를 먼저 선택한 다음 삽입 > 통계 차트 삽입을 선택하고 히스토그램 아래의 파레토를 선택하면 된다.

상자 수염. 이 차트는 히스토그램과 마찬가지로 데이터 집합 내의 빈도를 표시하지만 히스토그램보다 더 심층적인 분석 기능을 제공한다. 예를 들어 서점에서 여러 책 장르의 가격 분포를 볼 수 있다. 여기 예에서 각 “상자”는 해당 장르의 책 가격의 첫 번째부터 세 번째 사분위를 나타내며, “수염”(상자 상하로 뻗은 선)은 가격의 상하 범위를 나타낸다. 수염을 벗어난 가격은 점으로 표시되며 각 장르의 중간 가격은 상자를 가로지르는 가로 선으로 표시되고 평균 가격은 x로 표시된다.

엑셀 2016 완전 정복 2탄에서는 협업 기능에 대해 알아본다. editor@itworld.co.kr

Preston Gralla editor@itworld.co.kr
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