아마존·애플·버진그룹에선 회의를 어떻게 할까

[비즈니스 인사이트-173] 비즈니스를 한다는 건 때론 모든 것을 소모해버린다. 직원, 납품처, 재무, 생산 등 많고 다양한 이유로 시간을 써버리게 된다. 그러나 수많은 이유 가운데서도 단언컨대 '길게 늘어지는 마라톤 회의'만큼 달성한 게 없으면서도 귀중한 시간을 많이 잡아먹는 일은 없다.

모든 직장인들과 경영자들이 원하는 '좋은 회의'는 어떤 모습에 가까울까? 디지털 마케팅 에이전시 회사 Ph.Creative.의 CEO 브라이언 애덤스(Bryan Adams)는 지난 11일 경영전문 매거진 Inc.에 게재된 기고문을 통해 일부 탁월한 CEO들이 회의를 어떻게 진행하는지 연구한 결과를 밝혔다. 애덤스의 연구결과, 아마존의 제프 베저스, 애플의 스티브 잡스, 버진그룹의 리처드 브랜슨 등은 각각 접근법은 달랐다. 그럼에도 그들은 생산적인 회의를 열고, 팀원들을 지속적으로 집중하고 동기부여할 수 있는 공통된 기반이 있었다. 그 같은 기반들은 우리 모두가 참고하고 학습할 수 있는 것들이다.

1. 회의 참석자 수를 적게 유지하라

회의석상에서 사공이 너무 많으면 배가 산으로 가게 된다. 그렇다면 회의를 가치 있게 만들어 주는 최적의 참석자 수가 있는 걸까? 제프 베저스는 그의 유명한 '피자 두 판의 규칙'을 회의에 적용한다. '피자 두 판의 규칙'은 전체 회의 참석자의 수를 두 판의 큰 피자로 끼니를 때우기 충분한 인원으로 제한하는 원칙이다. 그래서 그의 회의석상에 참석한 사람은 8명을 초과하지 않는다.

구글의 래리 페이지의 경우, 회의실 안에 10명을 넘는 인원이 없길 원한다. 브라이언 애덤스 역시 회의에 참석하는 사람을 적게 유지하는데, 이는 더 높은 집중도, 더 폭 넓은 공감대, 짧은 회의를 가능케 해주기 때문이라고 설명한다.

2. 회의의 최종 결과물을 항상 염두에 둬라

페이스북의 마크 저커버그는 회의 때 두 가지 실행전략을 고수한다. 첫째로, 그는 직원들에게 회의에 앞서 사전에 참고할 자료를 보내 회의가 토론을 위한 시간으로 쓰일 수 있도록 만든다. 둘째로, 회의가 시작하기 전에 분명한 목표를 만든다. 페이스북에서 회의는 항상 다음과 같은 질문으로 시작한다. "우리가 지금 이 방에 '의사결정'을 내리려고 들어온 건가요? 아니면 토론을 하기 위해 들어왔나요?"

심지어 2018년에도 여전히 당신은 결과물을 내겠다는 다짐 없이 열린 수많은 회의에 초대받을 예정이다. 지금부터는 딱 잘라 'No'라고 외쳐라.

/사진=게티이미지뱅크

3. 모든 것을 단순하게 만들어라

페이지와 베저스처럼 애플의 잡스도 회의석상에 참석하는 인원을 적게 유지할 필요성을 굳게 믿었다. 오직 회의석상에 절대적으로 필요한 사람만 포함시킬 수 있고 주인의식도 가질 수 있기 때문이다. 그러나 그는 또한 회의가 복잡한 형태를 띠는 것을 싫어했고 특히 '파워포인트'를 쓰는 것을 안 좋아했다. 그는 회의가 자연스럽게 흘러가길 원했지 발표를 전달하는 일에 잠식당하길 원치 않았다.

애덤스 본인도 오직 기조연설과 콘퍼런스에서의 강연, 고객사 제안, 전체 팀 회의에서만 '파워포인트'를 쓴다고 밝혔다. 그는 '파워포인트'는 작은 내부 회의에서는 너무 번거롭고 방해만 된다고 전했다.

4. 모두에게 미리 내용을 공지하라

베저스는 직원들에게 회의 참석 전에 자신만의 4페이지짜리 메모를 준비하길 원한다. 애덤스도 회의에 참석하는 모든 사람들이 회의 안건과 이와 함께 논의될 분야를 이해하고 오는지 확인한다. 이 같은 정보를 미리 받음으로써, 모든 참석자들은 그들이 하는 이 회의가 왜 그들과 상관있는 일인지 알 수 있다. 이는 그들을 회의 전에 미리 준비하도록 의욕을 북돋울 것이고, 직원들은 분명한 목표를 마음속에 새길 것이다.

5.모든 이들이 직접 관여하게 하라

잡스는 회의에 참석하는 모든 개인들을 각각 해당 업무에 직접적인 책임을 지는 사람들로 채웠다. 이는 회의 결과를 실제로 달성하도록 전달하기 위함이었다. 회의에 참석하는 모든 사람들에게 역할과 책임을 부여하는 것은 매우 실용적이다. 이는 두 가지 목적에 부합한다. 첫째로, 이 같은 행위는 모든 참석자들에게 그들이 왜 회의석상에 오게 됐는지 확인하는 일을 돕는다. 둘째로, 참석자들에게 역할을 부여하는 일은 그가 의견을 제시하고 논의를 활성화해야 한다는 점을 뜻한다. 무엇이 필요하고 무엇이 처리돼야만 하는지 혼란이 발생하지 않게 된다.

6. 모든 요소를 참신하게 관리하라

회의를 반드시 사무실 안에서 모두가 책상에 둘러앉은 채로 진행해야 한다는 법칙은 없다. 2018년에도 이 부분은 특히 맞는다. 스카이프, 페이스타임, 콘퍼런스 콜은 상당히 보편화됐다.

버진그룹의 브랜슨은 회의를 서서 하거나(스탠딩 회의) 이동하면서 한다. 그는 '걸으면서 하는 회의'를 좋아하는데 아이디어와 의사결정이 빠르게 직관적으로 이뤄질 수 있기 때문이다.

스탠딩 회의 역시 전체 회의 시간을 대폭 줄여주며 참석자들의 집중도도 높여줄 수 있다.

[안갑성 기자]

[ⓒ 매일경제 & mk.co.kr, 무단전재 및 재배포 금지]