구글 문서 vs MS 워드, 업무용 편집 기능 완벽 비교 2

어떤 워드 프로세서를 업무 문서 작성의 표준으로 사용해야 할까? 마이크로소프트 워드(Word)와 구글 문서(Docs)라는 2가지 워드 프로세서 중 하나를 선택하는 것이 가장 좋은 방법이다. 그러나 둘 중 어느 쪽이 더 우수할까?

몇 년 전만 해도 이 질문에 쉽게 대답할 수 있었다. 편집과 서식 지정 및 적용, 표시나 태그에 더 나은 도구는 마이크로소프트 워드, 협업에 더 나은 도구는 구글 문서였다. 그러나 두 앱 모두 대대적인 업데이트를 거쳐 이제는 워드도 실시간 협업 기능을 지원하고, 구글 문서에도 고급 서식 지정과 편집, 표시 기능이 많이 추가됐다.

작업에 따라 어떤 앱이 더 편하고 우수한지를 알기 위해 기술적 테스트를 진행했다. 템플릿에서 새 문서를 생성하고, 폰트를 바꾸고, 복사 및 붙여넣기를 하고, 템플릿을 사용하고, 차트를 추가하고, 온라인 조사를 하는 등, 전반적인 문서 작업에서의 구글 문서와 마이크로소프트 워드 기능과 편의성을 비교해 총 3편의 기사로 싣는다.

온라인 검색과 사진 찾기

워드와 구글 문서를 그대로 켜 둔 상태에서 온라인에서 찾은 사진으로 보고서를 꾸며 보았다. 또 두 앱에서의 온라인 검색이 얼마나 쉬운지를 테스트했다.

구글 문서
예상대로였다. 현존하는 가장 강력한 검색 엔진인 구글을 통해 구글 문서에서 바로 이미지를 검색하고 웹을 탐색한다. 그러나 놀랍게도 기능이 아주 뛰어나지는 않았다.

화면 오른쪽 맨 아래 사방별 모양의 작은 아이콘을 클릭하면, 화면 오른쪽 옆에 ‘탐색’이라는 창이 표시된다. 그 아래 검색창과 ‘문서 및 웹 검색’이라는 항목에 문서와 관련된 콘텐츠가 있다. 6~7개 문서를 테스트했는데, 구글 드라이브에 저장된 문서만 내용이 표시되었다. 그나마도 문서와 관련이 없는 내용이었다.

하지만 검색창에 단어를 입력하면, 내용을 토대로 문서에 포함할 수 있는 이미지와 정보를 드라이브, 웹, 이미지라는 3가지 종류로 제안한다. ‘러스트 벨트의 고통’이라는 보고서로 기능을 테스트했다. 여러 번 검색을 했는데 결과는 그때마다 달랐다.

예를 들어, ‘제철소’를 검색했는데 결과가 드라이브, 웹, 이미지 3개 탭으로 분류되어 화면 오른쪽에 표시된다. 드라이브에 표시된 결과는 쓸모 없는 것들이었다. 문서에 대해 검색한 내용과 관련 없는 파일만 표시되었다. 웹 탭의 결과도 크게 유용하지 않았다. 가장 위에 인도 비사카파트남 제철소, 그 다음에는 한 농장의 ‘플랜트 오브 스틸’이라는 상록수 화분 식물종들에 대한 결과가 표시되었다. 세 번째 결과가 위키피디아의 ‘제철소’ 설명 페이지로 그나마 나았다.

이미지 탭의 검색 결과는 검색 범위가 조금 좁아 실제 제철소 사진만 표시되었다. 워드보다 훨씬 검색되는 이미지가 많아 창 맨아래까지 스크롤을 할 수 없을 정도였다.

사진을 클릭하면 저작권 상태를 확인할 수 있다. 확대된 사진이 표시되고, ‘수정해서 상업용으로 사용할 수 있는 사진으로 분류’ 등 저작권 상태에 대한 설명이 있다. 사진을 삽입하려면 원하는 사진으로 커서를 옮겨 사진 맨 위의 ‘삽입’ 버튼을 클릭한다. 이후 클릭하면 URL과 사이트 같은 세부 정보가 표시된다.

이미지를 검색하면서 뜻밖의 선물을 얻기도 했다. 예를 들어, ‘생산량’이라는 단어를 입력했는데 유수 제조업체의 전 세계 생산량 비교 차트 같은 유용한 차트를 발견했다.

구글을 통해 구글 문서에서 바로 관련 자료와 이미지를 검색할 수 있었지만, 결과는 엇갈린다. ⓒ IDG

구글 문서에는 유용한 검색 도구가 하나 더 있다. 문서의 단어를 마우스 오른쪽 클릭하면 뜻이 표시되거나 ‘탐색’을 눌러 해당 단어를 검색할 수 있다.

마이크로소프트 워드
워드도 브라우저를 열지 않고 조사를 하거나, 온라인 이미지를 찾을 수 있는 기능이 상당히 뛰어나다. 기본으로 탑재된 도구다.

이번에도 보고서에 사용할 제철소 사진을 찾아봤다. 리본의 삽입 탭에서 온라인 그림 항목을 클릭했다. 맥에서는 그림 > 온라인 그림 항목을 선택해야 한다. 화폐, 비행기, 음악 같은 기본 탑재된 빙 이미지 항목 50여 종류로 꽉 찬 화면이 열린다.

검색 항목을 클릭하면 로열티를 지불하지 않고 합법적으로 사용할 수 있는 크리에이티브 커먼 라이선스의 이미지들이 표시된다. 각 사진의 라이선스를 알아볼 다른 방법은 없다. 모든 이미지를 보려면, 화면 우측 상단의 ‘Creative Commons만’ 옆 선택상자의 표시를 없앤다.

사진을 더블 클릭하면 문서에 삽입할 수 있다. 그림과 함께 ‘알 수 없는 작성자 님의 이 사진에는 CC BY-SA 라이선스가 적용됩니다.’ 같은 저작권 정보가 삽입된다. 삽입된 그림을 클릭하면 리본에 표시되는 그림 서식을 클릭하면 멋진 그림 편집 도구를 이용할 수 있다. 선명도, 명암 변경, 색상 수정, 효과 추가, 이미지 주변의 텍스트 정렬 기능 등을 지원한다.

온라인 검색에 유용한 도구도 제공한다. 워드에서 직접 위키피디아를 검색하는 기능을 예로 들 수 있다. 이 기능을 이용하려면 오피스 스토어에서 추가로 확장 프로그램을 설치해야 한다. 삽입 탭에서 위키피디아를 클릭해 설치할 수 있다. 설치가 끝나면 삽입 > 위키피디아를 클릭한 후 오른쪽에 표시되는 검색창에 검색어를 입력하면 된다.

확장 프로그램으로 워드에서 직접 위키피디아 내용을 검색할 수 있다. ⓒ IDG

또 다른 도구인 ‘스마트 조회’는 훨씬 더 유용하다. 문서에서 조사하고 싶은 텍스트를 선택한 다음 마우스 오른쪽 클릭 후 표시되는 메뉴에서 ‘스마트 조회’를 선택한다. 화면 오른쪽에 창이 열리면서 위키피디아, 빙 이미지, 웹 검색 결과가 나타난다.

온라인 검색과 사진 찾기 부문의 결론
놀랍게도 워드가 세계 최대 검색 엔진 회사인 구글이 만든 구글 문서보다 더 나았다. 문서에서 직접 쓸 수 있는, 더 정확한 검색 도구를 제공하고 결과도 더 좋다. 이미지 검색에만 관심이 있다면 관련된 사진을 더 많이 찾아주는 구글 문서를 추천한다.

실시간 협업

워드와 구글 문서에서 동일한 문서를 다른 사람과 동시에 작업하는 기능이 얼마나 좋은지 알아보았다. 온라인 협업은 여러 사람이 동시에 내용을 편집하고, 다른 사람이 편집한 내용을 확인하고, 작업 중 서로 대화까지 지원하는 기능이다. 그룹 작업을 할 때 서로 협력해 빨리 작업을 마칠 수 있다는 장점이 있다.

구글 문서
실시간 협업 부문에서는 구글 문서가 워드를 능가한다. 새 문서를 만들 듯 자연스럽게 공유와 협업을 할 수 있다.

구글 문서는 공유와 실시간 협업 기능이 아주 우수하다. ⓒ IDG

다른 사람과 실시간 협업을 하려면 화면 우측 상단의 공유 버튼을 클릭한 후 작업을 공유할 사람들의 이메일 주소를 입력한다. 입력을 할 때 구글 문서가 지메일 연락처를 확인한다. 그러나 연락처에 없어도 공유할 사람의 이메일 주소를 입력할 수 있다.

협업할 사람별로 문서 편집 가능, 코멘트만 가능, 보기만 가능 등 권한을 지정할 수 있다. 메시지를 입력하면, 이메일이 협업할 사람에게 발송된다.

협업할 사람은 이메일을 받은 후 구글 문서에서 열기를 클릭하면 파일이 열린다. 초대를 받은 사람은 모두 동시에 같은 문서를 작업할 수 있다. 다른 색상의 커서로 공동 작업자를 구별하므로 누가 어떤 작업을 하는지 실시간으로 확인할 수 있다. 또 마우스를 커서 위로 가져가면 이름이 표시된다.

화면 우측 상단의 채팅 표시(협업하는 사람을 나타내는 작은 아이콘이나 사진 옆에 표시) 아이콘을 클릭하면 같이 문서를 작업하는 사람들과 대화를 할 수 있다. 동시에 문서를 작업할 때 실시간 채팅을 이용하면 훨씬 더 효과적으로 협업을 할 수 있다. 각자 문서에서 작업할 부분을 결정하거나, 편집한 내용에 대해 토론을 할 수 있기 때문이다.

처음 설정 후에도 나중에 협업 및 편집 권한을 변경하는 등의 관리를 할 수 있다. 공유 버튼을 클릭한 후 고급 버튼을 클릭한다. 그러면 해당 문서에 대한 액세스 권한을 가진 사람들이 표시된다. 여기에서 편집 권한을 읽기(보기) 권한으로 낮추는 등 액세스 권한을 변경하고, 편집 권한을 가진 사람이 새 협업자를 추가할 수 있는지, 코멘트와 보기 권한을 가진 사람이 문서를 다운로드, 인쇄, 복사할 수 있는지 등 전체 설정을 조정할 수 있다.

마이크로소프트 워드
워드를 포함한 마이크로소프트 오피스의 실시간 협업 기능은 언제나 구글 문서에 뒤처졌다. 지금도 마찬가지다. 다른 사람을 실시간 연결하는 기능이 과거 어느 때보다 간편해졌지만, 여전히 구글 문서처럼 완벽하지는 않다.

워드 문서에서의 협업은 예전보다 훨씬 쉬워졌다. ⓒ IDG

워드 문서에서 누군가와 협업을 하고 싶다고 가정하자. 화면 우측 상단의 공유 버튼을 클릭하면 작은 링크 전송 팝업 창이 나타난다. 이 팝업 창을 이용해 협업하려는 상대방에게 링크를 보낼 수 있다. ‘이름이나 이메일 주소 입력’ 창에 이름이나 이메일 주소를 입력한다. 입력 후 워드가 연락처나 기업 디렉토리를 검색하고, 결과에서 협업하려는 상대방을 선택한다. 같은 방법으로 여러 사람을 추가할 수 있다.

연락처나 디렉토리에 없는 사람에게는 링크 복사를 클릭한 후 이메일 프로그램을 이용해 링크를 보내야 한다.

이름 위에서 협업할 사람의 권한(편집, 보기 권한 등)을 선택한다. 원할 경우 메시지를 입력한 후 전송을 클릭한다. 주: 한 사람에게는 편집 권한, 다른 사람에게는 보기 권한을 주고 싶다면 권한을 각기 다르게 선택한 두 개의 별개 초대장을 보내야 한다.

워드는 협업하기 원하는 사람에게 이메일을 전송할 것이다. 이메일을 받은 사람이 파일 이름 밑에 위치한 열기 버튼을 클릭하면 온라인 버전의 워드가 열린다. 협업을 할 수 있는 상태가 되었으며, 즉시 협업을 시작할 수 있다.

그러나 협업은 원드라이브에 저장한 문서에서만 가능하다. 원드라이브에 없는 문서에 대한 협업 작업을 시도할 경우, 공유를 클릭할 때 먼저 원드라이브로 문서를 업로드하라는 메시지가 표시된다.

여러 사람이 협업을 시작하면, 다른 사람이 변경한 내용을 실시간으로 확인할 수 있다. 구글 문서처럼 협업자의 작업 내용이 각기 다른 색상의 커서로 표시된다. 사람마다 색상이 다르다. 마우스를 커서 위로 옮기면 협업자의 이름을 확인할 수 있다. 필자가 테스트를 하는 동안 다른 사람이 편집한 내용이 그 즉시 반영되어 표시되었다. 진짜 실시간이다. 그러나 구글 문서와 다르게 실시간 채팅 기능은 지원하지 않는다.

협업 부문 결론
실시간 협업 기능은 구글 문서가 워드보다 훨씬 더 우수하다. 워드도 과거보다 다른 사람을 초대해 협업을 하는 것이 간편해졌지만, 구글 문서처럼 다양하지는 않다. 예를 들어, 워드는 구글 문서처럼 협업 중에 채팅을 할 수 없다. 또 협업자 권한을 다르게 지정할 경우 초대장을 따로 따로 보내야 한다. 또 구글과 달리, 초대 후에 문서 편집 권한을 변경할 수 없다. editor@itworld.co.kr

Preston Gralla editor@itworld.co.kr
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