워드는 윈도우 PC 다음으로 PC 역사상 마이크로소프트의 가장 상징적인 소프트웨어일지도 모른다. 살면서 워드를 한 번이라도 사용해 보지 않은 사람이 있을까? 그리고 매주, 어쩌면 매일 깜빡이는 커서를 바라보며 하얀 페이지를 들여다보면서 사용해야 하는 사람은 얼마나 많을까?
작지만 유용한 워드 기능은 무궁무진하다. 워드에 능숙하다고 생각하는 사용자조차도 무심코 지나쳤을 이들 기능을 활용하면 생산성을 더욱 높일 수 있다.
서식 페인팅부터 핸즈프리 받아쓰기, 여러 문서 버전을 결합하고 대조하는 기능까지, 여러분이 알아야 할 가장 필수적인 마이크로소프트 워드 기능 몇 가지를 소개한다.
서식 페인터로 시간 절약
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워드 문서에서 텍스트나 이미지를 복사해 붙여넣는 것도 방법이다. 텍스트 한 구역의 세부 서식을 복제해 다른 텍스트에 적용하고 싶다면 어떻게 해야 할까?
서식 페인터를 사용하면 다른 구역의 스타일만 복사해 붙여넣을 수 있다. 복사하려는 텍스트를 선택한 다음 메뉴에서 페인트 브러시 아이콘을 클릭하기만 하면 된다. 그런 다음 해당 포맷으로 변환하려는 텍스트를 선택하면 자동으로 적용된다.
탐색 창으로 빠르게 이동하기
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탐색 창(키보드 단축키 Ctrl + F)은 문서에서 특정 단어를 검색할 때 사용하는 창이다.
하지만 문서에 제목이 적절하게 형식이 지정되어 있으면 탐색 창을 사용해 섹션 사이를 이동할 수 있다. 문서가 방대한 경우(예 : 방대한 보고서, 부피가 큰 참조 설명서, 작업 중인 소설 등) 필요한 섹션을 찾기 위해 수동으로 스크롤하는 것보다 훨씬 더 효율적이다.
집중력 향상을 위해 포커스 모드로 전환하기
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집중 모드(방해 요소 제거 모드라고도 함)는 많은 애플리케이션에서 유용한 기능이며, 워드에서도 예외는 아니다.
초점 모드를 사용하려면 리본 메뉴에서 보기 > 포커스를 선택한다. 이렇게 하면 필요하지 않은 모든 인터페이스 요소가 사라지고 작업 표시줄이나 기타 방해 요소 없이 앱이 전체 화면으로 표시된다. 이제 작업 중인 작업에 더 집중할 수 있다.
받아쓰기 기능으로 핸즈프리 필기 도전
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반복적인 스트레스에 시달리고 있는가? 타이핑 속도에 신경 쓰지 않고 의식의 흐름에 따라 글을 쓰고 싶은가? 아니면 누운 자세로도 생산성을 유지하면서 글을 쓰고 싶으신가? 받아쓰기가 답이다.
받아쓰기를 사용하려면 리본 메뉴에서 홈 > 받아쓰기로 이동한 다음 받아쓰기가 켜져 있는 동안 말을 하면 된다. 워드는 사용자가 말하는 모든 내용을 문서의 단어로 변환한다.
또는 녹음된 오디오 파일(예 : 강의, 인터뷰 또는 회의)을 홈 > 받아쓰기 > 텍스트로 변환을 사용해 텍스트로 변환할 수 있다. 단, 이 기능을 사용하려면 마이크로소프트 365 구독이 필요하며 한 달에 최대 300분까지 트랜스크립션 업로드가 가능한다.
워드에서 텍스트를 다시 읽어주기
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때로는 어떤 내용이 얼마나 잘 읽히는지(또는 읽히지 않는지) 확인하기 위해 큰 소리로 들어야 할 때가 있다. 직접 소리 내어 읽을 수도 있지만, 자신이 직접 쓴 글이기 때문에 오류나 실수를 간과할 수 있으므로 다른 사람이 읽어 주는 것이 더 좋다.
다행히도 워드에서 이 작업을 수행할 수 있다. 소리내어 읽으려는 텍스트를 선택한 다음 리본 메뉴에서 검토 > 소리내어 읽기를 선택한다. 워드에서 작성한 내용을 다시 읽어준다. 약간 로봇 같지만 제 역할을 톡톡히 해낸다.
문서 비교 및 결합
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문서를 받았는데 어떤 내용이 변경되었는지 알고 싶으신가? 아니면 그 문서를 다른 문서와 병합해야 하는가? 이때 비교 및 결합 기능이 매우 유용할 수 있다.
이 기능을 사용하려면 리본 메뉴에서 검토 > 비교 또는 검토 > 병합을 선택한 다음, 화면 도구 모음을 사용해 비교(나란히) 또는 결합(하나의 문서로)할 파일을 선택하라.
편집기로 작업물 교정하기
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출판되기 전에 편집자에게 작업을 보낼 수 있는 경우도 있지만, 모든 사람이 그렇게 운이 좋은 것은 아니다. 다행히도 언제든지 워드의 기본 제공 AI 편집기를 사용해 글을 교정할 수 있다.
리본 메뉴에서 홈 > 편집기를 선택한다. 그러면 오른쪽에 맞춤법, 문법에 대한 메모가 있는 편집기 창이 열리고 여러 가지 방법으로 글을 다듬을 수 있는 제안이 표시된다.
자동 목차 삽입하기
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목차를 넣으면 긴 문서를 훨씬 쉽게 탐색할 수 있고 작업물이 더욱 전문적으로 바뀐다. 하지만 사용자가직접 목차를 추가할 필요는 없다. 모든 섹션에 적절한 제목과 부제목만 있으면 목차를 즉시 삽입할 수 있는 쉬운 방법이 있다.
목차를 표시할 위치에 텍스트 커서를 놓는다. 그런 다음 리본 메뉴에서 참조 > 목차로 이동한다. 원하는 스타일을 클릭하면 문서에 자동으로 삽입된다. 목차를 선택한 후 목차 업데이트를 클릭해 수동으로 조정하거나 자동으로 새로 고칠 수 있다.
모든 서식을 제외하고 텍스트만 붙여넣기
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다른 문서나 웹 페이지, 앱에서 단락을 복사한 다음 워드에 붙여넣었다가 서식이 잘못 지정되어 문서의 모양과 레이아웃이 망가진 경험이 있을 것이다. 이제 모든 서식을 직접 수동으로 수정해야 한다.
하지만 간단한 기능을 사용하면 이러한 번거로움을 모두 건너뛸 수 있다. 다음에 텍스트를 붙여넣을 때 원하는 위치를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 텍스트만 유지 버튼(‘A’가 표시된 클립보드)을 클릭하라. 또는 Ctrl + Shift + V 키보드 단축키를 사용할 수도 있다. 어느 쪽이든 복사한 텍스트는 모든 서식이 제거된 상태로 붙여넣기된다.
한 번의 클릭으로 동의어 찾기 (영어 기준)
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특정 용어나 모든 변형 구문을 다 아는 사람은 아무도 없다. 문서에서 같은 단어가 반복되면 가끔은 다른 단어로 바꿔보는 것도 좋다.
워드는 동의어 제안을 통해 이미 방대한 단어 지식 기반을 확장하는 데 도움을 줄 수 있다. 영작문의 경우, 대체어가 필요한 단어를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 상황에 맞는 메뉴에서 동의어를 선택하기만 하면 즉시 제안을 받을 수 있다. (참고로 오프라인에서도 작동한다!)
코파일럿의 AI 도움말 얻기
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2025년 1월부터 마이크로소프트의 코파일럿 AI 어시스턴트가 이제 마이크로소프트 365의 개인 및 가족 요금제 지원 기능으로 바뀐다. (구독형이 아닌 오피스 2024 제품군을 사용하는 경우에는 전혀 사용할 수 없다.) 코파일럿에 액세스하려면 리본 메뉴에서 홈 > 코파일럿으로 이동한다.
워드에서 코파일럿을 사용하면 서식을 지정하거나 지정하지 않고 AI 생성형 텍스트를 제출할 수 있으며, 코파일럿과 채팅해 문서 요약을 확인하고, 답변을 얻기 위해 질문하고, 몇 가지 작업을 수행할 수 있다. 코파일럿 프로를 사용하면 더 많은 작업을 수행할 수 있다.
나만의 키보드 단축키 만들기
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워드에는 일상적인 사용 속도를 높여주는 키보드 단축키가 가득하지만, 모든 단축키를 기억하기 어려울 수도 있다. 또는 기본 키보드 단축키가 할당되지 않은 작업이 있을 수도 있다. 또는 가장 많이 사용하는 키보드 단축키를 가장 직관적인 방식으로 재구성하고 싶을 수도 있다.
리본 메뉴에서 파일 > 옵션으로 이동한 다음 리본 사용자 지정을 클릭한다. 해당 창 하단에 “바로 가기 키”가 표시된다. 그 옆에 있는 사용자 지정을 클릭한다. 여기에서 사용자 지정하려는 작업을 찾고 해당 작업에 대한 사용자 지정 키보드 단축키 조합을 입력하면 된다.
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Jon Martindale editor@itworld.co.kr
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