"노션, 더는 어렵지 않다" 쉽게 시작하는 3가지 노션 활용법 : zum 뉴스

효율성 개선을 목적으로 만들어진 서비스라면 당연히 도입도 매우 간단할 거라고 생각하기 쉽다.

하지만 노션(Notion)의 경우는 절대로 그렇지 않다. ‘올인원 작업공간’이라 자칭하는 노션을 처음 보면 압도당한다. 기능이 너무 많기 때문에 어디에서부터 시작해야 할지 모를 정도다. 그래서 포기하고 도망가고 싶은 욕구가 치솟는다.

사실 필자도 몇 번이나 시도해 보았다. 지난 몇 개월 동안 노션을 열심히 고려했지만, 사용하려고 시도할 때마다 고개를 젓게 되고, 새로운 가능성과 맞닥뜨릴 때마다 생각에 잠겨 “흠!” 소리를 내게 됐으며 다음 단계로 무엇을 해야 할지 도무지 알 수 없었다.

결국 발견한 것이 있다. 노션을 사용하는 핵심은 최소한 처음에는 모든 다양한 방법을 무시하고, 스스로에게 도움될 1~2가지 기능에만 집중하는 것이다. 그렇게 하면 정보를 정리하고 팀(또는 심지어 자기 자신!)이 업무를 순조롭게 진행할 수 있는 멋진 새로운 시스템을 발견하게 된다. 그 후 노션은 이제 반드시 필요한 업무용 도구가 되었다.

따라서 이 가이드의 목적은 무한한 복잡성이 아니라 이 서비스가 잘 이해하고 활용하면 매우 유용한 수단이라는 점을 알려주는 것이다. (노션은 웹뿐 아니라 윈도우 및 맥OS PC와 모바일에서 안드로이드 및 iOS 네이티브 앱으로 제공된다. 개인에게는 무료 요금제, 월 4달러의 프로(Pro) 요금제 업그레이드가 있고 부서용으로는 사용자당 월 8달러 옵션이 있다.)

1. 프로젝트와 의제 정리하기

이제 고백할 시간이다. 필자는 인간이 알고 있는 거의 모든 작업 관리 프로그램과 전략을 사용해 보았다. 지금까지의 경험상 큰 그림의 우선순위를 정리하는 데 있어서 노션만큼 강력한 기능을 가진 것도 보지 못했다.

일정 또는 프로젝트를 정리하는 방법과 구체적인 요소에 따라 다양한 방식으로 노션을 구성할 수 있다. 그 자세한 가능성을 알아보자.

트렐로(Trello) 스타일의 칸반(Kanban) 보드는 로드맵 또는 일련의 작업을 시각화한 후 필요에 따라 컬럼 사이에서 항목을 움직이는 훌륭한 수단이다. 트렐로 웹 사이트의 좌측 하단 모서리에 있는 ‘새 페이지’ 옵션을 클릭한 후 표시되는 ‘보드(Board)’를 클릭하면 새로운 빈 노션 보드가 나타난다. 그리고 거기에서 컬럼을 만들고 할 일이나 목록을 카드로 추가한다.

노션의 칸반 보드 보기는 작업, 로드맵, 많은 개별 항목을 추적하고 이동해야 하는 기타 데이터베이스를 정리하는 데 좋다. (이미지를 확대하려면 클릭한다.) ⓒ JR RAPHAEL/IDG

컬럼은 일, 주, 분기를 나타낼 수 있으며, 제멋대로 뻗어 나가는 프로젝트의 작업 카테고리가 되거나, 위와 같이 ‘시작되지 않음’, ‘진행 중’, ‘완료됨’ 등 상태 지향적일 수도 있다.

어떤 상황에서든 카드 안에 텍스트 필드, 팀 연결 할당 드롭다운, 목적에 맞는 체크박스, 파일 첨부를 위한 공간, 머릿속으로 생각할 수 있는 기타 요소 등 많은 속성을 설정할 수 있다. 하나의 카드 안에서 속성을 생성하면 해당 보드에서 만드는 모든 후속 카드에 그 속성이 같이 나타난다. 공백은 진행하면서 채우면 된다.

노션 보드의 모든 카드에는 손쉬운 데이터 입력을 위한 사용자 정의 가능 필드가 있다. (이미지를 확대하려면 클릭한다.) ⓒ JR RAPHAEL/IDG

특히 노션이 흥미로운 점은 각 카드마다 자체적인 개별 페이지가 있기 때문에 카드 안에서 완벽한 형식의 목록이나 완전한 문서를 생성한 후 작업할 수 있다는 것이다. 그리고 노션 내부의 아무 콘텐츠나 다른 것과 손쉽게 연결하여 언제든지 접근할 수 있다.

각 노션 카드에는 카드 안에서 보거나 단독 문서로 열 수 있는 자체적인 사용자 정의 가능 페이지가 포함되어 있다. (이미지를 확대하려면 클릭한다.) ⓒ JR RAPHAEL/IDG

현재의 목적 대비 보드가 너무 복잡한 경우 다중 컬럼 페이지를 활용하여 노션에서 프로젝트와 작업을 정리할 수 있다. 다시 한번, 노션 웹 사이트의 좌측 하단 모서리에 있는 ‘새 페이지’ 명령을 클릭하고 표시되는 옵션 목록에서 ‘빈 페이지’를 선택한다.

이 예를 위해 이번 주에 작성해야 하는 프로젝트 관련 작업 목록을 정리해야 한다고 가정해 보자. 우선, 페이지의 후속 줄에 있는 요일에 입력하기 시작한다.

다음으로 이 줄을 컬럼으로 이동한다. 노션은 이 작업을 쉽게 수행할 수 있다. 이동할 줄 위로 마우스를 이동한 후 옆에 표시되는 점 6개 아이콘을 클릭하고 그 줄을 페이지의 우측과 본래 영역 사이에 파란색 수직선이 표시될 때까지 페이지의 우측으로 드래그한다. 같은 프로세스를 계속 반복하면 작고 멋진 그리드가 원하는 대로 배치된다.

줄을 나누는 /divider 및 할 일 목록을 위한 /todo 등의 명령을 사용하여 약간의 기본적인 형식을 추가하면 된다. 그러면 각 주의 목표를 맵핑 하기 위한 작은 구조가 만들어진다.

매우 유연하기 때문에 필요한 정리 스타일에 따라 어떤 종류의 캔버스나 만들 수 있다. (이미지를 확대하려면 클릭한다.) ⓒ JR RAPHAEL/IDG

팀 환경에서 근무하고 있는 경우 거기에서 @ 기호 뒤에 팀원의 이름(팀 지향 노션 환경에 있거나 이미 다른 사람과 공유한 페이지에 있다고 가정함)과 함께 작업을 입력하면 상대방이 확인할 수 있다.

목록 안에서 하위 작업을 생성하는 것은 필요한 각 들여쓰기를 위해 Tab 키를 누르는 것만큼 쉽다. 그리고 기억해야 할 사실이 또 하나 있다. 더욱 정교한 정보를 위해 항상 작업을 다른 노션 페이지에 연결할 수 있다. 단어를 하이라이트로 선택한 후 ‘링크(Link)’ 버튼(또는 Ctrl-K 또는 ⌘-K)을 클릭한 후 입력을 시작하면 사용 가능한 옵션이 검색된다.

다양한 콘텐츠 페이지와 블록을 연결하는 강력한 시스템으로 노션의 모든 것이 상호 연결되어 있다. ⓒ JR RAPHAEL/IDG

마지막으로, 더 단순한 형태로 축소하고 싶다면 노션이 저녁마다 일상 업무를 작성하는 단일 컬럼 목록을 생성해 본다. 최근 활용하는 방식인데, 별도의 노션 페이지를 통해 매주 그리고 더욱 광범위하게 매월과 매 분기의 업무 관련 작업을 정리할 수 있다. 때로는 가장 군더더기가 없고 기본적인 접근방식이 중요한 것을 추적하고 집중력을 유지하는 방법이다.

단일 컬럼 일일 플래너만큼 간단한 것도 노션 안에서 매우 쉽게 정리할 수 있다. ⓒ JR RAPHAEL/IDG

이런 설정을 아이디어 추적, 목표 추적, 그 외 가능한 모든 것을 추적하는 등 상상할 수 있는 거의 모든 용도로 활용할 수 있다.

이 정도는 아직 노션의 초기 아이디어에 대한 맛보기에 지나지 않는다.

2. 주문식 링크 라이브러리 만들기

필자가 좋아하는 노션의 목적은 저장하고 싶은 모든 링크의 홈으로 사용할 수 있다는 점이다. 매우 매력적인 장점이므로 대부분의 ‘나중에 읽어보기(Read It Later)’류 서비스보다 훨씬 더 적합하다.

우선, 다른 새 노션 페이지를 만들고 보드로 설정한다. 그리고 저장할 것으로 예상되는 링크 유형이나 이런 링크의 목적을 나타내는 일련의 컬럼을 만든다.

이제 원하는 데스크톱 브라우저에 ‘노션 웹 클립퍼(Notion Web Clipper)’ 확장기능을 추가하고 원하는 스마트폰 플랫폼에 맞는 노션 모바일 앱을 확보한다. 이 프로그램이 있으면 웹에서 무언가를 노션에 저장할 때 데스크톱 확장기능 아이콘을 클릭하거나 스마트폰 앱으로 페이지를 공유할 수 있다. 조금 전에 만든 페이지를 대상으로 선택하면 이후부터 기본 공유 위치로 유지된다(추후 변경 가능하다).

기사 수집을 목적으로 고안된 다른 서비스와 비교하여 노션이 훨씬 최적화된 이유는 무엇일까? 우선, 저장하는 웹 페이지 전체를 서비스로 가져온다. 예를 들어, 필자의 Computerworld 기사 하나를 저장하면 다음과 같다.

즉, 자신만의 사본을 만들어 마크를 적용하고 원하는 대로 변경(텍스트 하이라이트, 메모 추가, 관련성 없는 부분 잘라내기 등)할 수 있으며, 원본 페이지가 변경되거나 어떤 이유로 사라지더라도 온라인 및 오프라인 상태로 항상 확인할 수 있다.

게다가 자료가 항상 일관되게 쾌적하고 읽기 편하게 표시되며 추가적인 요소가 없고 사이트의 거추장스러운 부분을 탐색할 필요도 없다. 기본적으로 링크를 저장하는 대신에 자신만의 메모장에 기사를 복사하는 것과 같다.

보드 스타일 설정은 일부 흥미로운 정리 옵션도 제공하며, 저장된 자료 외에 많은 전통적인 기사 저장 서비스가 강제로 제공하는 광고와 발견 지향적 넌센스를 모두 없앤다. 또한 마우스로 드래그 하거나 몇 번만 빠르게 클릭하면 저장된 링크를 참조해 노션 메모의 다른 영역으로 이동하거나 다른 팀원에게 할당할 수 있다.

빠르고 효과적인 검색 기능이 있으며, 개인 용도나 팀 프로젝트와 관련된 페이지를 저장하는 등 링크 저장 시스템에 필요한 것을 대부분 갖췄다.

3. 자신만의 맞춤형 위키 가이드 만들기

마지막으로, 새로운 동료를 위한 온보딩 스타일의 문서를 만들거나 복잡한 업무 절차를 위해 자신만의 참고자료를 만들 때 세밀하게 정리된 위키 스타일의 가이드가 있으면 효율성을 높일 수 있다. 그리고 노션은 취합 작업을 시작하기에 좋은 곳이다.

그 핵심은 단순한 페이지 링크 시스템에 있다. 새 빈 노션 페이지를 만들고 현재 참조 목적을 위해 생각할 수 있는 정보의 모든 하위 섹션에 대한 목차를 입력한다. 원한다면 앞서 이야기한 트릭을 사용하여 컬럼을 생성하거나, 헤더(Header) 텍스트와 디바이더(Divider)가 있는 하나의 컬럼에 단순하게 정리하여 시각적으로도 멋지게 만들 수 있다.

그리고 노션 사이드바의 페이지 이름 위로 마우스를 이동하고 표시되는 플러스 아이콘을 클릭한다. 그러면 메인 안에 새 하위 페이지가 만들어진다. 이제 가이드의 각 부분에 대한 하위 페이지를 만들고 메인 목차 안의 페이지에 대한 링크로 연결하면 된다. 온갖 종류의 공유된 정보를 위한 멋지고 훌륭한 사용자 친화적인 기초가 만들어졌다.

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