구글 문서 vs MS 워드, 업무용 편집 기능 완벽 비교 3

어떤 워드 프로세서를 업무 문서 작성의 표준으로 사용해야 할까? 마이크로소프트 워드(Word)와 구글 문서(Docs)라는 2가지 워드 프로세서 중 하나를 선택하는 것이 가장 좋은 방법이다. 그러나 둘 중 어느 쪽이 더 우수할까?

몇 년 전만 해도 이 질문에 쉽게 대답할 수 있었다. 편집과 서식 지정 및 적용, 표시나 태그에 더 나은 도구는 마이크로소프트 워드, 협업에 더 나은 도구는 구글 문서였다. 그러나 두 앱 모두 대대적인 업데이트를 거쳐 이제는 워드도 실시간 협업 기능을 지원하고, 구글 문서에도 고급 서식 지정과 편집, 표시 기능이 많이 추가됐다.

작업에 따라 어떤 앱이 더 편하고 우수한지를 알기 위해 기술적 테스트를 진행했다. 템플릿에서 새 문서를 생성하고, 폰트를 바꾸고, 복사 및 붙여넣기를 하고, 템플릿을 사용하고, 차트를 추가하고, 온라인 조사를 하는 등, 전반적인 문서 작업에서의 구글 문서와 마이크로소프트 워드 기능과 편의성을 비교해 총 3편의 기사로 싣는다.

변경 내용 추적

처음부터 완벽한 것은 없다. 그래서 완성한 문서도 변경한 내용을 추적하는 검토 기능이 필요하다. 워드와 구글 문서의 메모 및 변경 등 검토 기능을 테스트했다.

구글 문서
놀랍게도 구글 문서의 편집 및 마크업(메모 및 태그, 변경 내용 표시) 기능은 아주 우수하다. 워드에 필적할 정도다.

마크업 기능을 사용하려면 화면 오른쪽 위 수정 > 제안을 차례대로 클릭해서 문서를 제안 모드로 바꿔야 한다. 이제 편집 내용이 추적된다. 각 사용자에게 각기 다른 색상이 부여되며, 삭제(문자 가운데의 실선), 추가, 메모가 모두 이 색상으로 표시된다.

구글 문서의 편집 및 마크업(메모 및 태그, 변경 내용 표시) 기능은 아주 우수하다. 워드에 필적할 정도다. ⓒ IDG

편집된 내용은 내용 뿐 아니라 화면 오른쪽에도 표시되어 어떤 부분이 수정됐는지 쉽게 확인할 수 있다. 워드에서는 인라인이나 화면 오른쪽 둘 중 하나에 표시된다. 메모는 오른쪽에만 표시된다. 메모를 승낙하려면 선택 표시를, 거부하려면 X를 클릭한다. 개별 편집 내용에 메모를 기록할 수 있다. 같은 방식으로 편집 내용을 주제로 계속 대화를 이어갈 수 있다.

협업 시 링크 공유와 같은 방법으로 편집할 문서를 공유할 수 있다. 화면 우측 상단의 공유 버튼을 클릭한 후 문서를 공유할 사람의 이메일 주소를 입력하면 된다.

모두 유용하지만, 구글 문서에는 워드가 제공하는 고급 편집 기능 일부가 빠져 있다. 예를 들어, 다른 사용자에게 읽기 권한이나 편집 권한을 줄 수 있지만, 설정을 더 상세하게 하거나 문서 일부분에만 편집을 허용, 차단할 수는 없다.

그러나 이전 버전 복구라는 아주 유용한 기능을 제공한다. 파일 > 버전 히스토리 > 버전 히스토리 보기를 선택한다. 화면 오른쪽에 사용자나 협업자가 작업한 시간이 목록으로 나열된 창이 표시된다. 이 중 하나를 클릭하면 그 시간에 진행된 편집 내용, 편집한 사람의 이름을 확인할 수 있다. 예전 버전이 더 마음에 든다면, ‘이 버전으로 복구’를 클릭해 변경 상태를 되돌릴 수 있다. 물론, 다시 버전 히스토리로 돌아가 복원할 수도 있다.

마이크로소프트 워드
마이크로소프트의 광범위한 검토 기능은 오랜 기간 황금률로 간주돼 왔다. 그리고 그럴 만한 근거가 있다. 상세한 검토 기능은 리본에 별도 탭으로 분류되어 있다.

문서를 마크업(메모 및 태그, 변경 내용 표시) 모드로 바꾸려면 검토 > 변경 추적을 선택한다. 그러면 삭제한 부분은 문자 가운데를 지나는 실선, 추가한 부분은 색상이 입혀진 텍스트 형태로 다른 사람이 문서를 편집한 내용이 나타나며, 화면 오른쪽에 작은 창으로 메모도 표시된다. 편집한 내용과 함께 편집한 사람의 이름도 표시된다. 필요하면 텍스트 안이 아니라 문서 오른쪽에 편집한 내용들을 분류해 표시할 수도 있다.

마이크로소프트의 광범위한 검토 기능은 오랜 기간 ‘황금률’로 간주됐었다. 여기에는 타당한 근거가 있다. ⓒ IDG

다른 사람이 편집한 내용을 확인하면서 모든 변경 사항을 볼 수도 있고, (서식 변경 내용을 제외하는 등)일부 변경 사항만 볼 수도 있으며, 아예 보지 않을 수도 있다. 각 변경 사항 부분을 마우스 오른쪽 클릭해 변경 사항을 수용하거나 거부할 수 있다. 리본에도 변경 사항을 확인해 처리할 수 있는 아이콘이 있으며, 모든 변경 사항을 한 번에 수용하거나 거부할 수도 있다. 과거 마크업을 사용하지 않은 사람도 금세 사용법을 익힐 만큼 쉽다.

특히 메모를 우클릭해 메모창 안에서 직접 회신하거나(연결된 쓰레드를 생성), 또는 해결된 것으로 처리하는 기능이 아주 유용하다. 메모 내용은 계속 유지되기 때문에 필요할 때 다시 확인할 수 있지만, 눈에 덜 띄도록 회색으로 표시된다.

‘메모 및 변경 내용 간단히’ 모드도 유용했다. 이 모드를 활성화하면 여백 부분에 변경 사항이 표시된 수직 실선이 나타나지만, 텍스트 부분에는 변경 사항이 보이지 않는다. 변경 내용을 모두 보지 않고도 수정된 부분이 어디인지 알 수 있어 변경 내용을 쉽게 확인할 수 있는 방법이다. 수정된 내용을 보려면 실선을 클릭한다.

자주 사용하지 않지만 의외로 유용한 기능도 발견했다. 검토 탭의 ‘보호’ 기능이다. 문서 일부분에 ‘편집 제한’을 걸면 손을 대지 않을 부분이나 사용하고 싶지 않은 마크업 기능을 지정할 수 있다.

작성자 차단을 선택하면 이 기능을 끌 때까지 문서를 만든 사람을 제외한 누구도 편집을 할 수 없다. 편집 제한 기능의 경우, 문서를 읽기 전용으로 만들거나, 특정 종류의 편집만 허용할 수 있다(예, 편집은 불가능하고 메모만, 또는 메모는 불가능하고 편집만).

기업에서 사용할 떄는 사용자별로 설정을 달리할 수 있다. 기업 사용자가 아닌 개인 사용자에게도 제공해야 할 아주 유용한 기능이다.

변경 추적 부문의 결론
워드의 편집과 마크업 기능을 따라잡으려고 구글 문서도 많은 노력을 했지만, 아직 갈 길이 멀다. 버전 히스토리 기능은 유용하다. 하지만 워드처럼 상세하지는 않다. 만일 편집과 수정 기능을 자주 쓰지 않는다면 두 앱의 성능은 비슷하다.

여러 플랫폼에서의 작업

윈도우 PC, 맥, 태블릿, 스마트폰 등 다양한 기기에서 업무를 진행하는 멀티 플랫폼 시대에 살고 있다. 아이패드, 안드로이드 태블릿 같은 다양한 모바일 기기에서 구글 문서와 마이크로소프트 워드로 보고서를 작성하는 테스트를 진행했다.

구글 문서
구글 문서는 웹에 기반을 두고 있기 때문에 윈도우 PC나 맥에서나 사용법이 같다. 안드로이드와 iOS는 각각 전용 앱이 있다. iOS와 안드로이드 앱에서 구글 문서를 읽고 편집하는 테스트를 진행했다.

구글 문서 iOS 앱을 처음 사용할 때는 조금 헷갈릴 수 있다. ⓒ IDG

iOS에서는 태블릿과 아이폰 구글 문서 앱이 같다. 그래프와 레이아웃, 차트 등 보고서를 정확히 표시한다. 유일한 차이는 보고서의 첫 페이지 같은 큰 텍스트다. 아이폰 버전에서 일부 텍스트가 2줄이 아닌 3줄로 표시되었다.

처음에는 iOS 앱을 사용할 때 조금 헷갈렸다. 문서의 위치에 따라 텍스트 추가 같은 간단한 작업에 문제가 있었다. 문서 첫 페이지는 편집 아이콘이 화면 우측 아래에 나타나고, 여기를 탭하면 키보드가 표시되어 편집할 수 있는 상태가 된다. 텍스트를 입력해 문서를 편집할 수 있다. 화면 맨 위에 텍스트 크기를 조정하거나, 굵음이나 기울임 꼴 등 텍스트 처리 작업을 할 수 있는 아이콘도 있다.

그러나 문서 첫 페이지가 아니거나, 아직 편집 작업을 시작하지 않은 상태라면 편집 아이콘이 표시되지 않는다. 이때는 화면을 두 번 탭하면 편집 모드로 바뀐다.

화면 우측 상단의 점 3개 아이콘을 탭해 메뉴를 이용할 수 있다. 여기에 찾아 바꾸기, 개요 형태로 문서 바꾸기, 인쇄 미리보기, 다른 사람과 문서 공유 같은 기능이 있다.

실시간 협업 방식은 웹 버전과 같다. 변경 추적 기능을 활성화하려면 우측 상단의 점 3개 아이콘을 탭하고, 변경 제안 슬라이더를 켜기로 바꾼다.

안드로이드 태블릿용 버전도 아이패드 버전과 거의 동일하다. 안드로이드 버전에서만 맞춤법 검사 기능을 지원하는 정도의 작은 차이만 있다.
마이크로소프트 워드
과거 마이크로소프트는 맥 버전 오피스 개발을 등한시하고 윈도우 버전 발전에 열을 올렸다. 또 윈도우가 아닌 모바일용 오피스 앱 개발에도 많은 공을 들이지 않았다. 아마도 윈도우 폰과 서피스 태블릿의 확대를 꿈꾸고 있었을 것이다.

그러나 지금은 아니다. 마이크로소프트는 맥용 오피스 애플리케이션을 강화했고, iOS와 안드로이드 태블릿, 스마트폰에서도 완전한 버전의 오피스를 제공하고 있다.

맥용 워드와 윈도우용 워드가 거의 동일하게 기능한다. 리본 중심 인터페이스도, 파일 탭을 제외한 다른 탭도 모두 같다. 파일 탭에서는 키보드를 사용할 때, 또는 화면 맨 위의 애플리케이션 메뉴를 통해 이용할 수 있다.

그래서 윈도우와 맥에서 기기를 바꿔 가면서 같은 문서를 이어 작업하는 것이 어렵지 않았다. 텍스트와 단락 처리, 사진 삽입, 레이아웃과 스타일 변경, 실시간 협업, 메모 및 편집, 다른 사람이 편집한 내용과 메모를 확인하는 방식도 같았다. 그러나 메뉴와 리본이 완전히 똑같지는 않아서 약간의 인터페이스 차이에 익숙해져야 한다.

아이패드용 워드 버전의 레이아웃은 윈도우 및 맥 버전과 비슷하다. ⓒ IDG

또 아이패드와 아이폰용 워드 버전도 테스트했는데 두 앱 모두 훌륭했다. 특히 윈도우와 맥 버전 레이아웃과 유사한 아이패드 버전이 뛰어났다. 화면 맨 위에는 홈, 삽입, 레이아웃, 검토, 보기의 6개 탭이 있다. 탭 기능도 윈도우 PC나 맥 버전과 유사하다. 그러나 지원되지 않는 기능도 있다. 홈 탭을 예로 들면, 글머리 기호 등 목록을 만들고, 폰트와 폰트 속성을 변경하는 등의 텍스트 처리용 아이콘이 있는데, 단락 스타일 같은 고급 기능은 지원하지 않는다.

태블릿에서도 맥과 윈도우 PC에서처럼 문서가 표시된다. 폰트와 레이아웃, 그래픽 등이 동일하다. 편집된 내용, 메모, 마크업도 확인할 수 있다. 맥과 윈도우 PC용 버전과 같은 방식으로 문서를 협업할 수 있다.

아이폰 버전은 화면과 가상 키보드 크기가 작아 아이패드 버전보다 기능이 부족하다. 고급 텍스트 편집 등 쓸 수 없는 기능도 있다. 그러나 아이폰이라는 폼팩터에 잘 맞게 설계된 앱이다. 맨 위의 아이콘을 이용해 빠르게 폰트나 속성을 바꾸고, 검색과 저장, 공유를 할 수 있다. 또한, 문서를 화면 크기에 맞게 모바일 보기로 전환하는 아이콘도 있다. 다른 사람이 편집한 내용이나 메모를 볼 수 있고, 자신이 메모를 표시하거나 변경을 할 수 있다. 협업도 가능하다.

헷갈리는 점은 다른 버전 워드에서 제공하는 탭 중에 숨겨진 것이 있다는 것이다. 아이폰에서 이 탭을 꺼내려면, 화면 맨 위의 폰트 처리 아이콘을 클릭하고 화면 맨 아래에 표시되는 메뉴의 좌측 상단 홈 항목을 탭해야 한다.

안드로이드용 워드 버전은 아이패드 버전과 인터페이스와 작동 방식이 아주 비슷하다. 그러나 추가 기능이 하나 더 제공된다. 리본의 홈, 삽입, 그리기, 레이아웃, 검토, 보기 탭 옆에 PC 버전과 비슷한 파일 탭이다. PC 버전과 마찬가지로 파일을 열거나 생성할 수 있는 장소이며, 여기에서 작업한 파일의 버전 기록을 확인하고, 파일을 인쇄 및 공유하고, 워드 설정을 변경할 수 있다. 그러나 PC 버전과는 달리, 다른 형식으로 파일을 내보낼 수 없고, 오피스 계정을 관리할 수도 없다.

이 부분을 제외하면, 안드로이드 태블릿 버전은 아이패드 버전과 동일하다.

마지막으로 온라인 버전 워드를 테스트했다. 비상시에 문서를 편집하는 용도로는 아주 좋다. 윈도우 버전과 비슷하게 맨 위의 리본 탭이 홈, 삽입, 레이아웃, 검토, 보기로 구성되어 있다.

그러나 유감스럽게도 ‘진짜’ 윈도우 버전과 똑같지는 않다. 예를 들어, 레이아웃 탭에 여백, 용지 방향, 크기, 들여쓰기, 간격 같은 도구는 있지만, 텍스트 배치 기능, 여러 열을 만드는 기능, 개체 삽입 기능 같은 고급 기능은 지원되지 않는다. 삽입 탭에서도 사진이나 링크, 테이블, 페이지 번호 등을 삽입할 수는 있지만, 스마트 아트나 워드 아트 삽입, 위키피디아에서 전체 항목이나 일부 항목을 삽입하는 등의 고급 기능과 도구는 빠져 있다.

보기 탭도 마찬가지다. 다시 조정할 수 있는 여러 창으로 동일한 문서를 보는 기능, 텍스트 주변의 ‘틀’을 모두 없애 텍스트에 집중할 수 있도록 도와주는 포커스 모드, 개요와 초안, 인쇄 레이아웃 보기를 전환할 수 있는 기능 등 지원되지 않는 것이 많다. 편지 탭은 없고, 참조 탭의 기능은 윈도우 버전 워드보다 많이 미흡하다.

또 다른 단점은 온라인 버전 워드에서 RTF 파일을 편집하거나 생성할 수 없다는 것이다. 그렇지만 DOCX, DOC, DOTX, DOCM, ODT, PDF 파일은 지원한다. 그리고 원드라이브, 비즈니스용 원드라이브, 셰어포인트, 드롭박스에 저장한 파일만 열 수 있다.

웹 버전 워드의 마크업 기능은 과거보다 크게 향상되었다. 몇 년 전에는 웹 인터페이스에서 메모만 추가할 수 있었지만, 지금은 마크업도 표시하고, 변경 사항도 제안할 수 있다. 검토 탭에는 제안을 수용하거나 거부하는 버튼이 있다.

이제 웹 버전 워드에서도 마크업을 추가, 검토할 수 있고, 메모도 기록할 수 있다. ⓒ IDG

기본 편집 작업의 경우, 온라인 버전 워드도 훌륭한 기능을 제공한다. 그러나 윈도우 버전 워드만큼 강력하지는 않다.

여러 플랫폼 지원 부문의 결론
워드는 모든 플랫폼에서 디자인과 기능이 비슷하다. 태블릿과 스마트폰용 앱은 웹 앱과 많이 비슷하고, 윈도우와 백 클라이언트 버전도 서로 닮았다. 구글 문서의 경우, 모바일 앱과 웹 버전의 인터페이스가 조금 달라 익숙해질 필요가 있다.

웹 버전 워드는 구글 문서처럼 기능이 많지 않다. 텍스트 배치나 특정 개체 삽입 기능 같은 고급 기능을 지원하지 않는다. 웹 기반 워드 프로세서를 원한다면 구글 문서를 선택하는 것이 좋다.

여러 파일 형식을 처리할 수 있는가

워드 프로세싱의 기준 파일 형식은 마이크로소프트 워드의 DOCX 파일 형식이다. 그러나 모든 사람이 이 파일 형식을 사용하는 것은 아니다. 따라서 가능한 많은 파일 형식을 처리하는 기능이 중요하다. 마지막 부문에서는 마이크로소프트 워드와 구글 문서가 어떤 파일 형식을 처리할 수 있는지 테스트했다.

구글 문서
구글은 DOCX, RTF, ODT, PDF 등 여러 파일 형식을 처리한다. 그러나 마이크로소프트 DOCX의 과거 파일 형식인 DOC 저장은 지원하지 않는다. 워드에는 없는 간편한 기능을 일부 제공하기도 한다. 문서를 스마트폰과 태블릿, 전자책 리더에서 읽기 편한 오픈 표준인 ePUB 파일 저장 기능을 예로 들 수 있다. 이 형식으로 파일을 저장하려면 메뉴에서 파일 > 다운로드를 선택한 후 원하는 파일 형식을 선택한다.

또 다른 기능도 있다. 문서를 웹 페이지로 게시할 수 있다. 워드는 즉시 게시할 수 있는 HTML 형식으로 파일을 저장하는 기능을 제공하는 반면, 구글 문서는 웹에 실제 페이지를 생성하는 기능을 제공하고, 다른 사람과 공유할 수 있는 링크를 준다. 이 기능을 이용하려면 파일 > 웹에 게시를 선택한다.

구글 문서는 DOC 및 DOCX 형식의 파일을 가져오는 기능도 우수하다. 구글 드라이브로 DOC와 DOCX 파일을 업로드했는데, 서식과 레이아웃이 그대로 유지된 문서를 편집할 수 있었다.

마이크로소프트 워드
워드 역시 DOC와 DOCX 형식 외에 많은 문서 형식을 처리하는 기능을 제공한다. 또한 PDF, RTF, HTML, HTML과 관련된 XML과 ODT 오픈 문서 형식으로 문서를 저장할 수 있다.

많은 사용자가 문서를 다른 형식으로 저장하더라도 사진 주변의 텍스트 배치 형식 등 다양한 속성이 그대로 유지되기를 바란다. 보고서를 RTF, PDF, ODT 형식으로 저장했는 데 아무 문제가 없었다. 그래픽과 텍스트 배치 형식, 차트 등이 원본 문서와 동일하게 표시되었다.

파일 형식 처리 부문의 결론
마이크로소프트 워드와 구글 문서 모두 여러 다양한 파일 형식을 잘 지원한다. 웹 게시와 전자책 형식 저장이 필요하면 구글 문서를 사용하는 것이 좋다.

최종 결론

마이크로소프트 워드와 구글 문서 중 보고서 양식 작성에 더 좋은 워드 프로세서는 어느 쪽일까? 사용하는 사람의 요구 사항에 따라 답이 다를 것이다.

다양하면서도 우수한 템플릿, 최고의 디자인 도구, 다양한 차트, 고급 텍스트 처리 기능, 레이아웃 기능을 원한다면 워드를 선택하는 것이 좋다. 이 부분에서는 워드가 승자다.

하지만 다른 사람과의 협업은 구글 문서가 조금 더 낫다. 워드는 마크업과 메모 기능이 조금 더 나은 편이지만, 실시간 인터넷 기반 협업의 경우에는 구글 문서의 프로세스가 훨씬 더 능률적이다.

나머지 부문의 평가는 비슷하다. 두 앱 모두 여러 기기를 매끄럽게 지원하며, 다양한 문서 형식을 다룬다. 그러나 웹이나 전자책 게시나 저장 기능은 구글 문서가 앞선다. editor@itworld.co.kr

Preston Gralla editor@itworld.co.kr
저작권자 한국IDG & ITWorld, 무단 전재 및 재배포 금지