“잘 알려지지 않은” 구글 문서의 유용한 기능 2가지

구글 문서는 “가벼운” 워드 프로세서로 알려져 있지만 고급 생산성 기능이 없는 것은 아니다.
비록 한 때 홍보하던 안드로이드 프로그램용 애드온은 꿩 구워 먹은 소식이기는 해도, 구글 문서에는 모바일 기기나 데스크톱 PC에서 문서 작업을 쉽게 해 주는 유용하지만 지나치기 쉬운 기능이 있다.

필자 역시 최근까지 잊어버리고 있다가 재발견의 기쁨을 누린 유용한 구글 문서 기능 두 가지를 소개한다.

1. 탐색 : 지능적인 문서 내 다중 작업
스마트폰으로 문서 작업을 하다가 특정 주제에 대한 정보를 찾아봐야 할 때가 있다면 구글 문서의 탐색 기능이 안성맞춤이다.

안드로이드에서는 구글 독스의 편집 화면 우측 상단에 말 줄임표 모양의 메뉴 버튼을 누른 뒤 바로 “탐색”을 선택하면 된다. 문서 내 텍스트를 기준으로 제안된 주제가 오버레이 창에 표시된다. 자세히 알아보고 싶은 용어를 누르면 되고 일반적인 관련 검색을 하려면 아래로 스크롤하면 된다.

PC에서도 비슷하지만 탐색 옵션이 “도구” 메뉴에 있는 점이 다르다. 화면 우측 하단의 플로팅 버튼(floating button)을 눌러도 된다. 그러면 화면 오른쪽에 오버레이 창이 나타난다.

특정 주제를 선택하면 관련된 웹 페이지 및 이미지 결과를 볼 수 있고 개인 드라이브 스토리지에서 찾은 결과도 볼 수 있다.

아무 웹 페이지나 이미지를 누르면 해당 결과의 발췌문, 그래픽, 링크를 문서에 직접 삽입할 수 있는 명령어가 화면에 간단히 표시된다.

탐색 기능 중에 눈에 보이지는 않지만 특히 유용한 것은 문서 내 특정 단어나 용어와 관련된 정의와 맥락을 제공하는 기능이다. 먼저 문서 내 특정 텍스트를 강조 표시한 다음 탐색 옵션을 활성화하기만 하면 된다.

필요할 때마다 유용하게 써먹을 수 있는 조사 보조원이라 할 수 있다. 여러 앱 사이를 왔다 갔다 하거나 창을 나눌 필요도 없다.

2. 문서 개요: 자동 문서 정리
누구나 경험해서 알고 있다시피 단어 수도 많고 머리글이 잔뜩 있는 긴 문서로 작업을 하다가 필요한 부분을 찾아가는 것은 여간 번거로운 일이 아니다. 모바일 기기로 작업할 때면 특히 더 그렇다.

이럴 때 구글 문서의 개요 기능이 도움이 된다. 안드로이드에서는 문서 작업 중에 말 줄임표 메뉴 아이콘을 누른 뒤 “문서 개요(Document Outline)”를 선택한다. 머리글로부터 자동으로 만들어지는 역동적인 목차를 이용해 필요한 부분으로 간단히 이동할 수 있다. 이 기능 역시 PC에서는 “도구” 메뉴에 있으며 화면 왼쪽에 정보가 표시된다.

목록 상의 아무 머리글이나 누르면 즉시 그쪽으로 이동된다. 검색이나 스크롤이 전혀 필요 없다.

아, 효율성이란 이런 것이구나, 하고 느끼게 된다. editor@itworld.co.kr

JR Raphael editor@itworld.co.kr
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