[디지털문서 인사이트] 디지털 전환 시대, 전자문서의 새로운 가치: '보관'을 넘어 '활용 자산'으로

이영석 유니닥스 상무

디지털 전환(Digital Transformation)이 가속화되면서 전자문서를 바라보는 관점이 근본적으로 변화하고 있다. 오랫동안 전자문서는 '생산하고 안전하게 보관하는 것'을 목적으로 관리돼 왔다. 행정·공공기관은 기록의 전자화를 통해 보존성을 확보하는 데 초점을 맞췄고, 기업 역시 문서관리시스템을 도입해 문서의 생성·저장·검색 효율을 개선하는 수준에서 만족했다. 당시 전자문서는 업무의 부산물이자 규정 준수를 위해 관리하는 대상, 즉 비용으로 여겨지는 경우가 많았다. 문서 보존 규격과 관리 체계가 디지털 문서 정책의 주요 요소였던 이유도 여기에 있다.

그러나 현재 디지털 전환을 넘어 인공지능(AI) 전환(AX)으로 변화하며 전자문서는 단순한 보관 대상을 넘어 '정보의 집합체이자 전략적 데이터 자산'으로 인식되고 있다. 기관과 기업은 축적하고 있는 방대한 전자문서에서 필요한 정보를 즉시 찾아내고, 이를 실제 업무로 연결하는 데 집중하고 있다. 다양한 형태의 비정형 문서를 구조화하고 그 속에 숨겨진 의미 있는 데이터를 추출해 정책수립, 경영의사결정이나 서비스 개선에 활용하는 기술은 이미 여러 분야에서 그 가치가 입증됐으며, 이를 제대로 활용할 경우 강력한 경쟁력이 된다는 사실을 확인하고 있다.

계약서, 보고서, 회의록, 설계 문서, 의료 기록, 고객 문의, 금융거래 증빙 등의 비정형 문서는 형식과 내용이 다양해 기존 기술로는 체계적인 분석이 쉽지 않았다. 하지만 AI 기반 문서 구조 인식, 자연어 처리(NLP), OCR, 엔티티(Entity) 추출 기술이 고도화되면서 비정형 문서의 구조화가 가능해졌고, 이는 문서 데이터의 활용 범위를 혁신적으로 넓히고 있다. 예를 들어 금융기관은 전자문서를 분석해 고객의 상황을 정밀하게 파악하고 고객 맞춤형 상품 추천의 정확도를 높일 수 있으며, 제조업에서는 설계 문서와 품질 기록을 연계해 불량률 예측과 생산 최적화를 실현할 수 있다. 의료 기관은 환자의 의료 기록을 분석하여 의료진이 더 정확하게 진단하고 치료 방향을 결정할 수 있도록 도울 수 있으며, 유통·물류 산업에서는 계약·입고·납품 문서 데이터를 통합해 정산 자동화와 실시간 추적 체계를 고도화할 수 있다.

앞으로의 전자문서 전략은 “얼마나 잘 보관했는가”가 아니라 “얼마나 잘 활용했는가”에 따라 성공 여부가 결정될 것이다. 방대한 문서가 살아 있는 데이터가 되고, 이를 기반으로 새로운 서비스가 만들어지며, 고객은 보다 빠르고 정확하며 편리한 경험과 편익을 얻게 된다.

전자문서가 단순한 기록관리 대상을 넘어 조직의 미래 경쟁력을 좌우하는 자산이라는 것은 이제 부인할 수 없는 사실이다. 기존의 보관 중심 정책만으로는 디지털 전환의 가치를 충분히 실현할 수 없다. 전자문서 활용의 깊이와 넓이를 확장하는 기관과 기업만이 진정한 디지털 혁신을 완성하고 지속 가능한 성장을 이끌 수 있을 것이다. 이제 전자문서는 단순한 디지털 문서가 아니라, 산업 전반의 혁신을 가능하게 하는 '살아 있는 데이터'라고 할 수 있다. 이 새로운 시대의 흐름을 준비하는 조직만이 디지털 전환의 다음 단계에서 주도권을 확보하게 될 것이다.

이영석 유니닥스 상무 vegabon@unidocs.co.kr

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