하이브리드 업무환경의 사무실 공간 최적화 "유연성과 복지가 핵심"

사무실 관리 소프트웨어 제조업체인 로빈 파워드(Robin Powered)가 발표한 ‘2022 사무실 공간 보고서(Office Space Report)’에 따르면, 사무실은 점점 작아지고 있으며, 최소한 사무실 공간을 소유하거나 임대하는 기업도 이제는 사용하는 공간이 더 줄어드는 추세다.

로빈 파워드는 247명의 미국 사업주, 시설 관리자 및 사무실 공간 담당자를 대상으로 설문 조사를 실시했다. 이번 설문 조사는 코로나19 팬데믹으로 인한 사무실 변화, 원격 및 하이브리드 업무로의 전환과 대량 퇴직 등의 영향으로 작업 공간과 회의실 및 사무실 계획의 미래 아이디어를 얻는 것을 목표로 진행됐다.

7월 기준으로, 응답 기업의 46%는 사용 가능한 사무실 공간의 반 이상을 사용하지 않으며 모든 사무실 공간을 활용하는 기업은 11%에 불과했다. 거의 절반(48%)에 해당하는 기업이 팬데믹 이전보다 공간을 덜 사용한다고 답했다.

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기업의 사무실 공간 사용 관점에는 경기 침체도 영향을 미친다. 경제가 침체되면 보통 건물 입주자는 임대 계획을 재고하며 스미스에 따르면 현재의 경기 둔화도 예외는 아니다.

스미스는 “일률적인 해결책은 없다. 어떤 경우에는 고용과 함께 사무실 공간을 넓혔고 장기적으로 고품질의 공간을 임대하는 기회로 바꾸기도 했고, 입주자가 사무실 공간을 줄이는 과정에서 건물 수준을 여러 번 향상한 경우도 있다”라고 말했다.

로빈 파워드의 연구에 따르면 근로자당 필요한 평균 사무실 공간이 30~45평방미터 사이였다. 250~500명 직원이 사용하는 사무실 공간을 줄일 경우 연간 62만5,000달러에서 300만 달러까지 절약할 수 있었다.

'공간 최적화'로의 전환

IDC 리서치 이사 에이미 루미스는 ‘일의 미래(Future of Work)’ 시장 조사에서 사무실 면적이 전반적으로 감소한 것은 아니지만, 사용하지 않는 공간을 임대하거나 하이브리드 작업에 적합하도록 재구성하는 기업이 느는 것이 사실이라고 밝혔다.

이번 조사의 핵심 문구는 ‘공간 최적화’로, 신입 사원을 유치하고 환경 지속 가능성을 위해 주로 시행된다. 북미에서는 IDC가 조사한 기업의 34%가 공간 최적화가 부동산 투자의 핵심 원인이라고 답했다.

루미스는 사무실 공간의 용도 변경을 목도하고 있다며 “기업은 사무실을 최대한 역동적이고 재구성 가능하며 지속 가능한 공간으로 바꾸는 투자를 하고 있다”라고 말했다.

또한 “팬데믹 기간 동안 점유 공간을 없앤 기업도 있고 대부분 원격 및 하이브리드로 업무 방식을 바꾸었지만, 새로운 사무실 공간에 진출한 기업은 다목적, 다기능, 다중 임차인이 될 가능성이 더 크다”라고 덧붙였다.

부동산 개발업자 역시 상업적 사용뿐 아니라 소매 및 주거용 공간까지 포함하도록 용도가 변경될 것이라고 내다본다.

유연하고 기술적으로 업그레이드된 사무실 만들기

로빈 파워드의 연구에 따르면, 설문 조사에 참여한 회사 직원 중 37%가 풀타임으로 사무실에서 일하고 있으며 나머지 61%는 하이브리드로 근무하고 있다. 하이브리드 직원 대다수(87 %)는 일주일에 이틀 이상 사무실에서 시간을 보낸다.

새 공간이나 더 작은 공간에 있는 직원의 81%는 새로운 사무실 요구 사항을 지원하기 위해 사무실 배치나 디자인을 변경했다. 자율좌석제와 새로운 사무실의 필수 요소인 사교 공간이 유연성을 염두에 두고 재배치됐다. 응답자에 따르면 추가되는 공간은 다음과 같다.

• 협업 / 허들 룸 (69%)
• 웰니스 센터 (60%)
• 조용한 방 (55%)
루미스는 “직원을 칸막이로 밀어 넣는 오래된 방식이 변하고 있다. 공간의 가치를 극대화하게 된 것이다. 유연한 벽과 스크린, 사내에 없는 직원을 위한 카메라를 설치할 수 있어야 한다. 그래야 원격 근무 직원이 사내에 있는 사람과 연결되고 소통하는 느낌을 받을 수 있다”라고 말했다.

또한 “부동산 관점과 기술 관점에서 사용하는 공간은 각기 다르다. 현재 물리적 공간과 디지털 공간을 혼합해 많은 실험이 진행되고 있으며 각 기업은 버티컬 산업이나 기능에 맞춰 올바른 균형을 찾고 있다”라고 설명했다.

쿠시먼 앤 웨이크필드(Cushman & Wakefield)의 연구는 건물 입주자의 공간 배치 방식에 큰 변화가 있음에 주목했다. 스미스는 “재택 근무가 집중 작업을 효과적으로 수행하는 방식으로 판단됨에 따라, 사무실은 상호작용이 많은 부서에 중점을 두고 더욱 협업적인 공간으로 전환하고 있다. 직원 복지나 삶의 질 관련 시설, 편의 시설을 늘리기도 한다”라고 말한다.

직원이 가장 중요하게 여기는 편의 시설은 CEO와 편안하게 대화할 수 있도록 사무실에 부담없이 들어올 수 있는 디자인부터 분리 불안이 있는 강아지를 위한 애완 동물 보육원, 심지어 현장 마사지에 이르기까지 다양하다. 쿠시먼 앤 웨이크필드의 연구에 따르면 직원은 사무실에서 자신이 보이는 방식을 중시하고, 가치를 인정받음을 나타내는 편의 시설과 특전을 원한다.

보고서에서는 수요를 충족하기 위해 거의 모든 산업이 사무실 기반의 인력을 유치하고 더 나은 서비스를 제공할 수 있는 편의 시설을 갖춘 임대공간을 주목한다고 언급했다.

환경 파괴 없는 지속 가능성에 중점을 두다

직원이 새로운 사무실을 선택하는 큰 이유로는 환경 의식이 꼽힌다. 지속 가능성은 사무실 공간을 용도 변경하고 재구성하는 데 큰 원동력이 되었다. 요컨대, 기업이 소유하거나 임대하는 공간을 최대한 활용하여 기업의 탄소 배출량을 줄이는 것이다.

루미스에 따르면 유럽 기업은 본사를 중앙에 두고 소규모 사무실은 통근 시간 단축을 위해 분산 배치하는 ‘허브 앤 스포크(hub-and-spoke)’모델로 전환하고 있다.

또한 “아시아는 완전히 상황이 다르다. 현대적으로 건물을 개조하는 데 투자하고 있으며, 다용도화, 다목적화가 목적이다. 미국에서도 이런 현상을 많이 볼 수 있다”라고 말했다.

지난 4월, IDC는 글로벌 설문조사를 실시하여 기업들에게 현장 작업 지원에 대한 접근 방식을 설명하도록 요청했다. 루미스는 시설을 교육, 회의 및 협업을 위한 장소로 재구상 한다는 답변이 가장 많았다(50%)라고 말했다.

새로운 사무실 부동산에 투자하는 기업도 많다. 대부분이 분산된 원격 인력을 위한 소규모 연합 사무실이다. IDC는 북미 지역 조사 대상 기업의 39%가 새로운 위성 부동산에 투자하고 있다고 발표했다. 큰 수치인지 작은 수치인지는 말하기 어렵지만, 더욱 현지화되고 연합된 비즈니스 모델을 지원하려는 움직임이라 할 수 있다. EMEA(유럽, 중동 및 아프리카)에서는 기업 30%가 새로운 부동산에 투자하고, 28%는 아시아 태평양 시장에서 새로운 토지 임대에 나서고 있다.

ⓒ IDC

외부 요인도 내부 요인만큼 중요하다. 작업 현장을 재설계하는 기업의 비즈니스 요인을 물었을 때 가장 많은 답변은 협업 개선(55%)이었으고 다음은 비용 절감(34%)이었다.

2020년 1월 이후 팬데믹이 한창인 때 구글 모기업 알파벳은 미국 캘리포니아주 서니 베일의 2,850만 달러짜리 사무실을 포함하여 미국 상업용 부동산 매입에 거의 1억 달러를 지출했다. 그리고 최근에는 영국 런던에 캠퍼스를 짓는 데 10억 달러를 지출할 것이라고 발표했다.

구글UK 디렉터 로난 해리스는 블로그 게시물에서 “대면 팀워크에 필요한 새로운 유형의 협업 공간을 도입하고 복지를 개선하기 위해 더 많은 공간을 창출할 것이다. 또한 부서의 요구사항에 따라 집중 작업, 협업 또는 둘 다를 지원하면서 여러 가지 방법으로 재구성할 수 있는 유연한 새로운 공간 유형인 팀 팟(team pods)을 도입할 것이다. 신축 부지에는 신선한 공기를 마시며 일할 수 있는 야외 작업 공간도 포함될 것”이라고 설명했다.

루미스는 “많은 실험이 진행되고 있으며 각 기업이 수직 산업이나 기능에 맞게 올바른 균형을 찾고 있다”라고 요약했다.
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Lucas Mearian editor@itworld.co.kr
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