[구글앱 활용하기] 무료 엑셀, 구글 스프레드시트

[IT동아 강화영 기자] 코로나19 여파로 비대면 업무 방식이 확산됐다. 초반에는 업무 효율에 대한 우려가 있었으나, 반년 이상 적응 기간을 보내니 오히려 직원 만족도가 높아졌다. 지난 9월, 고용노동부 조사에 따르면 재택근무로 업무 효율이 높아졌다는 응답이 '매우 그렇다'와 '그런 편이다'를 합해 66.7%로 나타난 반면, '그렇지 않다'는 응답은 33.3%에 불과했다.

하지만 기업 입장은 다르다. 극복해야 할 문제로 아직 갈길이 멀다. 직원이 업무 시간에 자리를 지키고 있는지, 실제로 일을 하고 있는지 눈으로 확인할 길이 없으니 업무 일지를 쓰게 하는 등 근무 형태 변화를 계속해서 시도한다. '디지털 솔루션'은 기업 입장에서 생기는 직원 관리/의사소통 문제를 해결하고, 직원 입장에서 업무를 편하게 할 수 있게 돕는다.

비대면 업무는 코로나19 종식 이후에도 미래 근무 형태로 자리 잡을 가능성이 높다. 이같은 상황에서 구글은 디지털 솔루션 격인 여러 구글 앱을 무료로 제공하고 있다. 흔히 아는 구글 오피스뿐 아니라 화상 회의 서비스 '구글 미트', '구글 설문', 직장인 교육/평가/피드백을 위한 '구글 클래스룸' 등을 쉽고 간단하게 실무에 활용할 수 있다.

구글 스프레드시트

여기서는 업무 환경이 변해도 빠르게 적응하도록 작업 시간은 줄이고, 성과는 높이는 구글 앱 활용 방법을 정리해 설명한다. (주)성안당 신간 <직장인 구글 실무/2020.10.13 발간> 본문 내용에서 핵심 사항을 간추렸다.

초간단 문서 양식 만들기

컴퓨터에 엑셀이 설치돼 있지 않다면, 급하게 제출할 보고서 양식 등을 작성하지 못하는 경우가 생긴다. 하지만 구글 드라이브에 있는 문서 도구 ‘스프레드시트’를 사용하면 언제 어디서든 업무에 필요한 양식을 작성할 수 있다.

‘갤러리’ 기능을 사용해서 새로운 양식을 빠르게 만들어보자. 자신이 원하는 양식과 가장 비슷한 템플릿을 선택한 후, 데이터를 수정해서 사용하면 된다. 구성을 고민하거나, 폰트를 선택하는 과정 없이 작업 시간을 절약할 수 있는 장점이 있다. 갤러리로 가려면 먼저, [스프레드시트 홈] 버튼을 눌러야 한다. 스프레드시트 홈 화면으로 넘어가면 [템플릿 갤러리] 버튼을 누른다.

스트레드시트 홈 버튼 위치

‘일반’ 옵션으로 들어간 뒤, 개인 항목에서 [장단점] 템플릿을 선택한다. 2단 편집 형태 양식을 만들기 위함이다. 문자 폰트 크기나 색상 등이 다양하게 표시된 문서 양식을 확인할 수 있다. 제목 수정을 위해 ‘양식 제목’을 누른다. ‘양식 제목’으로 정하고 싶은 이름을 글자 입력만 하면, 기존 글자 스타일이 그대로 적용된다.

원하는 양식 제목 입력

엑셀 파일을 구글 스프레드시트에서 열고 저장하기

마이크로스프트 엑셀(이하 엑셀)에서 작성한 파일인 Microsoft Excel 워크시트(.xlsx) 파일은 구글 스프레드시트와 호환된다. 구글 스프레드시트에서 MS 엑셀 파일을 열고 저장할 수 있다.

엑셀 파일이 문제 없는지부터 확인한다. 엑셀에서 연 파일은 ‘연간 가계부’ 파일이다. 그 후, 구글 스프레드시트를 실행해서 [스프레드시트 홈] 버튼을 누른다. 홈 화면이 표시되면 중간 위치에 있는 폴더 모양 [파일 선택기 열기] 아이콘을 선택한다. 파일 열기 대화상자가 나타난다. ‘업로드’를 눌러서 엑셀 파일을 업로드 창으로 끌어 옮긴다.

파일선택기 아이콘 위치

엑셀 파일이 구글 드라이브로 올려진다. 완료되면 [열기] 버튼을 누른다. 그림과 같이 엑셀 파일이 구글 스프레드시트에서 열리는 것을 확인할 수 있다.

구글 스프레드시트에서 연 파일은 엑셀 파일로 저장도 가능하다. [파일] 메뉴에서 [다운로드]-[Microsoft Excel(.xlsx)]를 선택한다. 내 컴퓨터로 파일이 저장된다.

엑셀 파일로 저장하기

유용한 셀 통합과 문자 입력하기

구글 스프레드시트에서 가장 기본이 되는 셀 편집 방법과 셀 안에 문자를 입력하는 방법을 알아본다. 구글 웹브라우저 홈 화면 오른쪽 상단에서 프로필 아이콘 왼쪽에 있는 [Google 앱] 버튼을 누른다. 여기서 ‘스프레드시트’를 선택한다. 구글 스프레드시트가 실행되면, 상단 프로젝트 이름을 ‘경비 보고서’로 입력해서 제목을 바꾼다.

새 스프레드시트 문서 열기

1행 B열부터 D열까지 셀 3개를 선택해서 B, C, D열을 블록으로 지정한다. ‘셀 병합’을 실행하면 3개 열을 셀 하나로 합칠 수 있다. 병합된 셀을 두번 짧게 눌러서 ‘회사 이름’이라고 글자를 입력한다.

셀 하나로 병합

‘회사 이름’을 블록으로 지정하고, 글꼴 ‘맑은 고딕’, 크기 ‘14’, 텍스트 색상 ‘진한 보라색’을 선택한다. 2행 B, C, D 3개 열도 셀을 병합한 다음, ‘도시 도로명 123,’을 입력한다. 글꼴은 ‘맑은 고딕’로 지정한다. 4행 B열~G열을 선택해서 셀을 병합하고 ‘경비 보고서’를 입력한다. 글꼴 ‘맑은 고딕’, 크기 ‘24’, 텍스트 색상 ‘진한 파란색’으로 선택한다. ‘굵게(단축키 Ctrl+B)’ 버튼을 눌러 입력한 문자를 두껍게 설정한다.

문자 수정

5행 E, F, G 3개 열을 셀 병합하고 날짜를 입력한다. 글꼴과 크기, 텍스트 색상은 각각 ‘Roboto’, ‘10’, ‘진한 자홍색’으로 선택한다.7행도 같은 방법으로 셀 병합하고, 칸 별로 ‘이름’과 ‘직원 ID’, ‘부서’를 입력한다. 10행 B, C 열과 D, E 열도 같은 방법으로 셀 병합해서 ‘관리자’, ‘목적’을 입력한다.

선 만들고 셀 색상으로 표 작성하기

테두리 기능을 이용해 표 형태 선분을 그리고, 행에 색상을 채워 항목이 구분되도록 표를 완성해보자. 12행 B열~G열을 블록 지정해서 ‘더보기’ 버튼을 누르고 ‘테두리’ 버튼을 누른다. 테두리 설정 옵션 중에 ‘아래쪽 테두리’를 선택한다. 셀 밑에 실선 테두리가 생성된다.

아래쪽 테두리

14행 D, E열을 셀 병합한 다음 14행에 B열에 '날짜', C열 '카테고리', D열~E열 '설명', F열 '메모', G열 '금액'으로 문자를 입력한다. 글꼴은 ‘Roboto’ , 크기 ‘10’, 텍스트 색상은 ‘진한 파란색’으로 선택한다. 이후, 14행 D, E 열과 16행 D, E 열을 셀 병합한다. 이후, 15행과 16행에 아래 사진과 같이 문자를 입력한다.

15~16행 글자 입력

15행 C열 ‘항공’, ‘호텔’을 블록 지정한 다음 ‘굵게’ 버튼을 눌러 문자를 두껍게 지정한다. 15행 B열~G열을 블록 지정하고, ‘채우기 색상’ 버튼을 누른 다음 ‘연한 회색’을 선택한다. 셀 색상이 ‘연한 회색’으로 변경된다.

색상 채우기

같은 방법으로 17행, 19행, 21행 B열~G열을 ‘채우기 색상’ 버튼을 눌러 ‘연한 회색’으로 셀 색상을 채운다. 21행 B~G열을 역시 같은 방법으로 블록 지정하고, ‘연한 회색’으로 셀 색상을 채운다. ‘테두리’ 버튼을 눌러서 테두리 설정 옵션 중에 ‘아래쪽 테두리’를 선택한다. 셀 밑에 실선 테두리가 생성된다.

글 / IT동아 강화영 (hwa0@itdonga.com)

자료제공 / (주) 성안당 기획부 김해영 차장 (konan2213@naver.com)

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